Как из сухого отчета сделать эффектную презентацию

Еженедельно, ежеквартально, ежегодно компании подводят итоги, чтобы отслеживать развитие бизнеса, оценивать рыночные тенденции и фиксировать выполнение стратегических целей. Все самое важное обычно стремятся отобразить в отчетах. Трудности при их создании возникают, когда необходимо собрать очень много информации и уложить ее в понятную логичную структуру, а сотрудники не обладают приемами визуализации и непроизвольно искажают смысл настолько, что аудитория получает неверное представление.

Работая над презентацией, часто трудно понять:

Наверняка вы видели презентации, где на слайдах разбросано множество данных. Запомнить такое количество вперемешку – нереально. К концу выступления слушатели напрочь забывают, что было в начале, и даже не вполне понимают, какой вывод им нужно сделать исходя из такой мешанины. А если создавать свой «шедевр» пришлось в режиме цейтнота, то результат скорее всего будет настолько плачевным, что лучше не выступать вовсе. CEO Amazon Джефф Безос, например, считает, что для создания всего шести страниц простого отчета по продукту нужно не меньше недели. И это даже не в PowerPoint, а в обычном текстовом редакторе!

Выпуск отчетов – регулярная задача крупных компаний. И чтобы с ним справиться, воспользуйтесь нашими наработками.

Ключевое свойство эффектной презентации – легкость визуального восприятия. Принципы создания визуализации, смысл которой воспринимается с первого взгляда, основаны на классических исследованиях гештальт-психологов середины XX века.

Гештальтисты в начале прошлого столетия наглядно показали на оптических иллюзиях, что при определенном расположении образов человек видит их не как отдельные элементы, а как целостную картинку – завершенную, сбалансированную, понятную. Восприятие всегда стремится к целостности. Психолог Макс Вертгеймер в своей новаторской статье 1923 года сформулировал закон хорошей конфигурации и перечислил принципы (или факторы) группировки объектов, которые способствуют быстрому и полному восприятию. Это стало настоящим открытием для психологии восприятия.

Закон хорошей конфигурации объясняет склонность человека:

Как вы можете учитывать этот закон при создании бизнес-презентации? Используйте факторы управления вниманием, работая над слайдами своего отчета. Например, чтобы придать большую значимость какому-то объекту, увеличьте его визуальную массу – сделайте крупнее. Тогда слушатели поймут, что именно это имеет решающее значение в сравнении с другими.

Или возьмем другой пример: иллюстрация всегда воспринимается как аргумент в пользу тезиса. Но ведь сколько пресс-служб погорело на «Мы не сидим, сложа руки», прежде чем это стало мемом. Если картинка расходится по смыслу с текстом, это, конечно, привлечет внимание, но не так, как хотелось бы.

Ключевые рекомендации по управлению вниманием при создании презентации мы собрали для вас в Памятке.

Эти советы помогут вам создать понятную структуру отчета, сформировать достаточное количество информации, а также эффектно подсветить важные месседжи и корректно отобразить результаты деятельности.

Деление на блоки, или структурирование информации. Отчеты создаются для широкой аудитории, поэтому информация в них рассматривается с разных точек зрения. Неудивительно, что попытки учесть все аспекты приводят к тому, что отчеты оказываются очень объемными, многостраничными. Когда у вас 100 или даже 200 слайдов, главное – не заблудиться в них! Для этого информация подается структурированно – логичными порциями, позволяющими слушателям сделать конкретный вывод. 10 порций по 10 слайдов = 10 последовательных выводов. Уже не так много, правда?

Объединение в разделы и подразделы – один из самых популярных и простых способов показать вашим слушателям, что вы рассмотрели деятельность компании со всех сторон, выявили главные темы изложения, подготовили всю необходимую информацию. Усваиваемость таких материалов значительно выше, чем безостановочная «Война и мир» в 200 слайдов.

Для структурирования текста используйте разделители. Они позволяют спикеру сделать паузу перед следующим разделом презентации, задают динамику материала и создают смысловые рамки. Они также служат украшением, так как на них совсем немного сутевой информации, поэтому много пространства для дизайна. Их можно делать эффектными, яркими, используя фото, иллюстрации, схемы. А также использовать для анонсирования следующего раздела, управляя таким образом ожиданиями аудитории.

Навигация. Для улучшения ориентации в многостраничном материале вводится навигация. Навигация – это вид кодирования местоположения в презентации с помощью иконок, цветов, содержания, схем и т. д.

Навигация должна быть такой, чтобы на любом слайде большого отчета вы смогли понять, в каком именно разделе вы находитесь и в каком направлении вам нужно листать материал, чтобы дойти до интересующей вас информации.

Как правило, навигацию располагают на полях, но можно разместить ее на строке в заголовке или прямо над ним. Обязательно ставьте ее в одном и том же месте на разных слайдах, чтобы не путать читателя. Если вы используете иконки, то изображения на них должны быть понятны, однозначны и подходить по смыслу к тем разделам, на которые они указывают.

Ниже мы представили самые распространенные виды навигации, но в реальности можно не ограничивать себя этими вариантами и придумать собственный.

В качестве навигационного элемента можно использовать сложную схему с указателями. Такая схема обычно предваряет основное содержание, представлена отдельно и указывает на все разделы презентации. При переходе в раздел соответствующий указатель на схеме «подсвечивается», и читатель видит, сколько разделов пройдено, сколько еще предстоит пройти и каких.

Благодаря структурированию материала и понятной сквозной навигации мы создаем логичный отчет, в котором все мысли последовательны.

Обработка больших текстовых блоков. Большие текстовые блоки тяжелы для восприятия: их нужно долго читать и быстро анализировать, не теряя ключевых акцентов.

Иногда спикеру кажется, что слушатели внимательно читают его текст с экрана, а это совсем не так. Бессознательное чтение характеризуется монотонным движением глаз, когда человек равномерно скользит по каждому слову. При сознательном чтении взгляд человека далеко не такой «плавный»¹. Движение глаз происходит не только слева направо, но и справа налево, особенно – если текст сложен для понимания. Взгляд, как правило, задерживается на новых и необычных словах.

Что же можно сделать с текстом, чтобы улучшить его подачу? Есть несколько вариантов:

Визуализация информации. Создавая презентацию, вы не просто хотите уведомить аудиторию о том, как завершился тот или иной период в организации. Вам важно передать ключевую информацию так, чтобы она запомнилась. Иногда хочется создать яркий образ, который будет ассоциироваться с достижениями вашей команды. Или же выделить главные мысли из большого объема данных, сделать понятные выводы из сложной аналитической работы, к которым слушатели смогут обращаться в дальнейшем.

В таких случаях лучше визуализировать информацию с помощью схем, сильных смысловых образов и фотоматериалов. Как это сделать? Здесь вам поможет предложенный Барбарой Минто еще в 1960-х годах принцип MECE (ВИСИ — ВзаимоИсключающие, СовместноИсчерпывающие). Суть этого принципа в том, чтобы создать список, в котором тема описана полностью, нет повторов и ни один аспект при этом не упущен.

Один из наиболее популярных способов визуализировать информацию – картирование. Почему? Потому что человек основывается на своем предыдущем опыте, а карта – хорошо знакомый ему объект. Даже если у вас много информации на карте, она считывается в разы быстрее, чем описание и даже схема. Однако карта – не единственный пример привязки. Информацию можно привязать к бизнес-цепочке, таймлайну или любому другому известному аудитории объекту.

Работа с графиками. Человек сравнительно медленно воспринимает цифры. Графики и схемы помогут ускорить понимание данных благодаря взаимосвязям, цветовым акцентам и комментариям. Чтобы ваши графики были читаемыми:

Простые графики гармонично укладываются в дашборды. Но иногда хочется сформировать целостную картинку. В этом случае вам предстоит создать систему графиков – группу на одну тему со взаимосвязанными данными, которые описаны с разных сторон, например: в динамике, по видам продуктов, в разных единицах измерения и т. д.

Эти приемы визуализации позволяют не только создать эффектный, информативный, понятный отчет и донести все смыслы без искажений, но и придать необходимые вам акценты.

Работа над отчетом – задача, в которая задействовано много участников. Как правило, все подразделения компании активно вовлечены в процесс создания презентации. Поэтому важно организовать эту работу оптимально, чтобы сохранить свои нервы и сэкономить ресурсы:

Если человек привык мыслить шаблонами Word, то, даже освоив Power Point, он будет тяготеть к листам с плотным повествовательным текстом. Ему может казаться, что все самое интересное ушло в подстрочник, а выступить с презентацией – значит зачитать то, что написано на слайдах, ведь там всё самое важное.

В наши дни, когда время – самый дефицитный ресурс, «документальная» привычка в бизнесе стала роскошью. Однако технологии стремительно расширяют рамки возможного и предлагают способы «экспресс-доставки» смыслов с учетом психологических и физиологических особенностей человека, обновлений ПО и технических новинок. Теперь авторитетные эксперты спорят² о том, как PowerPoint меняет мышление пользователей за последние 20 лет. Эволюционный психолог Стивен Пинкер, автор книги «Языковой инстинкт», подчеркивает ³: «Язык – линейная среда: одно чертово слово за другим. Но идеи многомерны… При правильном использовании PowerPoint делает логическую структуру аргумента более прозрачной. Два канала, отправляющие одну и ту же информацию, лучше, чем один».

Используйте факторы управления вниманием и ваши слайды найдут отклик у аудитории, запомнятся и станут источником вдохновения для коллег.