Ретроспектива - инструмент для внедрения улучшений | блог Новая Эпоха
Изменения

Ретроспектива в продуктовой команде

Что такое ретроспектива и в чем ее цель?

14 мин
1180
Ретроспектива в продуктовой команде обложка

Из-за искажений в понимании agile-философии, а точнее из-за сужения этого понятия до методик и практик разработки ПО, также сузилось и тем самым обесценилось понятие ретроспективы до простого ритуала с опросом команды о том, «хорошо ли мы разрабатывали наш продукт и что мы можем делать, чтобы разрабатывать продукт лучше». Между тем командная ретроспектива – отличный инструмент управления непрерывными изменениями в компании, в подразделении, в команде.

Ретроспектива – это рефлексия о прошлом с целью улучшить картину будущего

Актуальность ретроспективы

Тема ретроспективы довольно обширна. Как инструмент она применяется для стратегического развития компании. Например, ретроспектива года, на которой можно проанализировать, как компания двигалась к цели, и уточнить планы.

Ретроспектива хорошо работает и в проектной деятельности, когда по завершении проекта можно извлечь ценные уроки и скорректировать методологическую основу для следующих проектов.

Мы же поговорим о ретроспективе в контексте продуктовых команд. С какими последствиями встречаются продуктовые команды, которые не используют этот инструмент или используют его номинально, поверхностно:


Низкий eNPS. Другими словами, команда несчастна (выгорела) и не удовлетворена процессами, инструментами, коммуникациями

Невысокая производительность команды

Недостигнутые продуктовые метрики

Повторяющиеся проблемы в продукте.

Низкое качество продукта, и, как следствие, – недовольный клиент/потребитель продукта

Частые разрывы в коммуникациях в команде

Сложный поиск и обмен информацией

Высокая текучесть персонала

Любой из этих признаков говорит о том, что необходимы качественные изменения

Первым шагом к этим изменениям может стать ретроспектива. Один из главных результатов рефлексии в такого рода командной сессии – план улучшений: что необходимо улучшить в первую очередь, какие действия и кто для этого выполнит, а главное – это решения, которые обсудила и за которые приняла на себя ответственность сама команда и каждый ее участник.

Рефлексия в рамках сессии может охватывать разные уровни взаимодействия:


Внутренние коммуникации в команде

Внешние коммуникации команды с заказчиком/пользователем/потребителем, со смежными командами и подразделениями компании

Продукт, его характеристики и план развития

Технологии, производственные процессы

Инструменты, которые использует команда для решения задач на разных уровнях

При этом важно не допускать ошибку, сужая контекст ретроспективы только до возможностей команды. Нередко продуктовая команда является частью большой компании, которая поддерживает продуктовые подходы для внедрения инноваций. Поэтому в обсуждениях важно уделить внимание не только тому, что может сделать сама команда и каждый ее участник, но и тем возможностям, которые можно использовать благодаря ресурсу компании. Например, усилить наем необходимых экспертов, дорастить экспертизу команды за счет обучения и обмена опытом со смежными подразделениями, привлечь эксперта извне, купить необходимый для работы софт и т. п.


В чем ценность ретроспективы?

Регулярно и качественно проводимая ретроспектива обеспечивает непрерывный процесс улучшений, большую часть которых внедряет сама команда в рамках своих продуктовых задач.

Один из ключевых элементов каждой сессии – обзор тех улучшений, которые были внедрены или уже показали свою пользу в период после прошлой сессии. Команда имеет возможность ассимилировать опыт заслуг и вместе пережить чувство победы. Это невероятно объединяющий и мотивирующий фактор.

Кроме того, каждый участник видит, что его идеи, предложения не только услышаны, но и воплощаются в жизнь и приносят пользу.

Таким образом, ретроспектива – это не только способ вовлечения сотрудников в рабочие процессы и задачи, но еще и мощный инструмент развития инициативы: каждый сотрудник имеет возможность высказывать предложения, участвовать в изменениях, непосредственно своим вкладом влиять на то, как будет выглядеть рабочий процесс, какими инструментами будет пользоваться команда, какие позитивные изменения будут внедряться в области коммуникаций и общего взаимодействия.

Системное использование ретроспективы как инструмента управления изменениями дает уверенность в том, что будут внедряться только релевантные, действительно ценные для роста компании и развития продукта изменения, так как инициатива исходит от команды – от тех людей, которые пользуются предоставленными им инструментами и процессами.


Как проводить ретроспективу?

Успех ретроспективы (и это справедливо для любой групповой работы) зависит от правильной подготовки и умелого управления диалогом, говоря современным языком – от фасилитации.

Как подготовиться

Готовиться необходимо заранее. Это аксиома. И время подготовки стоит рассчитать исходя из того, что оно будет не меньшее, чем время, которое планируется на само проведение.

Если ретроспектива не является привычным ритуалом, важно договориться с командой в начале очередного спринта о том, что по завершении этого спринта будет проведена ретроспектива. Если же это рутинный процесс, но вы планируете его улучшить – стоить позаботиться о подготовке не менее чем за неделю до даты проведения.

Предупредите лично каждого участника команды о том, что ретроспектива состоится в такой-то день и от этого конкретного участника (на самом деле – от каждого) ожидается вклад в виде его ценного мнения. А именно: перед групповой рефлексией стоит порефлексировать в индивидуальном порядке по тем аспектам, которые были обозначены в начале статьи (коммуникации, технологии, процессы, инструменты, продукт). Не лишним будет зафиксировать результаты саморефлексии в любой удобной форме, чтобы записи были под рукой в ходе общей работы.

Продумайте заранее, какой состав участников ретроспективы необходим. Кто еще, кроме членов команды, может быть полезен на ретро.

Будь то онлайн- или офлайн-формат, ведущему (фасилитатору, скрам-мастеру) стоит заранее забронировать время в календаре сотрудников, если необходимо – помещение, подготовить инструменты, продумать структуру встречи, разделы, переходы между разделами, фокусирующие вопросы, визуализацию, схемы, доски для групповой работы.

Поскольку структура продуктовой ретроспективы, как правило, типовая и повторяется из раза в раз, то важно заранее позаботиться о том, какими способами можно разнообразить ретроспективу:

Использовать онлайн-инструменты для опросов. К примеру, такой Happiness Radar, который позволяет быстро понять настроение команды 

Онлайн-инструменты для опросов Happiness Radar

Включать в ходе ретроспективы шуточные квизы, пользуясь инструментами ZOOM или других сервисов. Например, https://www.mentimeter.com/
Проводить анонимные опросы, используя веб-формы., Вв такие опросы можно включать неудобные вопросы, на которые лично сотрудники могут не решиться ответить в присутствии коллег (например, Google- формы https://www.google.ru/intl/ru/forms/about/ или сервис https://www.surveymonkey.com/mp/global/russia/)
Делать включения в виде экспертных выступлений, заранее договариваясь об этом с коллегами (например, ресерч и небольшой доклад на 10 минут на какую-то актуальную для команды тему)
Готовить графики или чарты по производственным метрикам для обсуждения динамики
… ваш вариант

Какие правила будут полезны при проведении ретроспективы

В целом к ретроспективе применимы те же правила, что и для других рабочих встреч:


Таймлайн и его соблюдение

Заранее обозначенная повестка

Декларация целей, плана встречи и ожидаемых результатов в начале митинга

Фиксация договоренностей

План действий

Беззвучный режим для гаджетов

Не опаздываем

Тем не менее в силу специфики встречи есть необходимость более тщательно проработать отдельные аспекты взаимодействия.

В современном мире удаленная работа и географически распределенные команды – не редкость, поэтому важно учитывать особенности онлайн-формата встреч. Договоритесь о том, чтобы всегда было включено видео. Исключения можно делать только если видео для кого-то из участников общения осложняет взаимодействие в связи с качеством связи.

Договоритесь с кем-то из коллег о помощи в ходе ретро – время от времени смотреть на видео и убеждаться в вовлеченности коллег. Если участие спадает – скучные лица, отсутствующий взгляд, много выключенных видео – на этот случай стоит запасти любого рода «энерджайзеры»: физические упражнения, аплодисменты, короткие перерывы на кофе или телефонные звонки.

Стоит также проработать правила высказываний, ведь важно, чтобы все участники команды не только говорили, но и были услышаны, что невозможно, когда говорят сразу несколько человек. Например, правило поднятой руки. Или высказывание путем написания в чат и уточнение по вызову ведущего.

При этом нужно создать поддерживающую и безопасную атмосферу. На время проведения ретроспективы следует забыть об иерархии. Каждое мнение и вклад каждого имеют равную ценность. Задача участников ретроспективы – вносить позитивные изменения, а не искать виноватых и укорять за ошибки.

Не забывайте о юморе. Чувство юмора помогает легче преодолевать трудности! Например, вот так одна из команд обсудила совместную внерабочую активность:

Ретроспектива с чувством юмора

Соблюдение правил во многом зависит от ведущего встречи. Иногда таким ведущим может выступать приглашенный фасилитатор или коллега из другого департамента. Либо кто-то из команды, но совсем не обязательно менеджер или владелец продукта.


Какие инструменты полезны для групповых обсуждений

Используйте онлайн-инструменты для общения. Например ZOOM или доски в Miro. Это прекрасный инструмент не только для фиксации договоренностей или планирования изменений, но и для такой важной части ретроспективы, как сбор мнений или генерация идей.

В качестве инструментов визуализации и фиксации мнений можно использовать ментальные карты (mind maps) https://www.mindmup.com/, https://milanote.com/.

Неплохо сокращает время ретроспективы, но при этом дает возможность каждому участнику высказаться работа в мини-группах. К примеру, ZOOM позволяет создавать команды в рамках одного звонка, и для каждой команды можно заранее подготовить доски в Miro или другом инструменте онлайн-коллаборации. Формируйте группы по 4–5 человек, причем старайтесь делать их кросс-функциональными, например, если в обсуждении участвуют разработчик, тестировщик, дизайнер и аналитик – пользы и инсайтов от такой коллаборации будет больше, чем если группа будет состоять только из разработчиков или только из дизайнеров.

Хорошая практика в рамках ретроспективы – ранжировать идеи изменений и отбирать те, которые необходимо внедрить в первую очередь. Во-первых, для начала идеи важно кластеризовать (объединять в группы по теме). Это можно сделать в диалоге с командой, попутно объединяя дубли. И уже кластеризованные идеи можно включить в механизм голосования – с помощью того же ZOOM, или в командном чате в Telegram, или с помощью веб-форм. А можно ранжировать идеи с помощью меток прямо на доске в Miro.


Системный инструмент внедрения улучшений

Чтобы ретроспектива стала не только местом лампового общения команды, но и действительно системным инструментом внедрения улучшений, на встречах необходимо превращать выбранные идеи в конкретный план действий по шагам со сроками и ответственными, при этом предлагают шаги и берут на себя ответственность сами участники обсуждения.

Снижать регулярность встреч не стоит, если нового мало. Лучше оперативно пробежаться по новостям, чем отменять встречу. Ключевая часть таких встреч – возможность увидеть на деле, как меняется процесс и инструментарий, как улучшаются коммуникации. Почувствовать себя причастными к этим изменениям для команды бесценно.

В конечном счете помимо таких очевидных бенефитов системной ретроспективы, как повышение эффективности команды, рост качества продукта, развитие организационного взаимодействия, есть и еще один немаловажный фактор – лояльность сотрудников. Команда, которая вместе преодолевает трудности, сплачивается в совместном опыте создания пользы, в которой каждый участник является драйвером изменений, – такая команда способна свернуть горы.