Условия для эффективных онлайн-совещаний | блог Новая Эпоха Управления
Развитие людей

Как повысить эффективность онлайн-совещаний

Технические и организационные условия для продуктивных встреч

Лонгрид
15 мин
Как повысить эффективность онлайн-совещаний обложка для статьи
Рабочие встречи и совещания перенеслись в онлайн, и организовывать их стало сложнее и с технической точки зрения, и с организационной. Как же в этих условиях обеспечить соблюдение регламента, достичь договоренностей и зафиксировать решение с уверенностью, что оно всеми услышано, понято правильно и принято к выполнению?

С технической точки зрения, изменилось многое: от процедуры согласования времени и места встречи до протоколирования. Вам придется развивать умение работать с несколькими устройствами одновременно. Предстоит предусмотреть не только последовательность тактов работы, но и возможные технические неполадки, а также необходимость наблюдать одновременно и за участниками, и за появлением вопросов в чате. Кстати, такая привычка буквально спасает и в ситуациях, когда одно из устройств вдруг отказывается работать. Тогда можно быстро переключиться на другой гаджет и на небольшую заминку участники даже не обратят внимания.
Полезно заранее записать несколько коротких видео или презентаций, которые можно будет запустить в случае сбоев. Это оправданно – записать минутную историю можно в более ресурсном состоянии, чем в момент, когда вы или докладчик отключились. А небольшая пауза во время показа видео дает возможность сконцентрироваться, мобилизовать группу и решить возникшую проблему.

Технические требования к онлайн-совещаниям включают
в себя:
  • доступ участников к необходимому ПО,
  • доступ участников к платформам для групповой работы и документам для совместной работы,
  • подготовку оборудования: проверку камеры, звука, ПО, подбор фона,
  • возможность авторизации всех участников,
  • возможность видеозаписи собрания,
  • возможность сбора обратной связи,
  • адресную техническую поддержку в случае возникновения проблем со связью и навигацией.

С организационной точки зрения, сложность совещания в онлайне заключается в том, что времени на него отводится значительно меньше, а обсуждение может быть таким же жарким, как и в офлайне. Поэтому успех в значительной мере зависит от степени подготовки самого выступления, его визуального сопровождения, рассылки детальной повестки с заранее подготовленным документом с ключевыми тезисами для совместной работы (в этом случае участники могут написать свои вопросы и уточнения в примечаниях).

И лучше заранее дать себе и другим участникам твердую установку на то, что уйти со встречи можно только после четко сформулированного резюме встречи и поставленных задач. Некоторым сотрудникам онлайн-формат совещаний, увы, дает иллюзорное ощущение того, что виртуально достигнутая групповая договоренность не совсем «настоящая». Поэтому, считают они, ее надо «закрепить» отдельной беседой тет-а-тет с руководителем – звонком, сообщением, отдельной встречей. Если вы заметили такое пристрастие подчиненных «договорить свои договоренности», приложите дополнительные усилия к тому, чтобы подчеркнуть: онлайн-совещания – не репетиции и виртуальные договоренности для вас словно священные скрижали. В противном случае вы рискуете потерять время, пересказывая каждому уже озвученное на встрече и подтверждая, что задача поставлена и ее нужно выполнять немедля.

Организационные требования к онлайн-совещаниям:
  • согласование времени и процедуры встречи, выносимых на повестку вопросов и состава участников,
  • визуализация повестки, подготовка документов и/ или рабочего поля для совместной работы,
  • предварительное информирование участников о повестке, регламенте работы и их действиях,
  • информирование о нормах коммуникации перед началом и по мере необходимости в ходе встречи,
  • соблюдение повестки,
  • соблюдение тайминга,
  • визуализация движения по регламенту,
  • протоколирование встречи с указанием результатов (принятых решений, поставленных задач и ответственных за их выполнение),
  • рассылка резюме встречи с указанием результатов.

В предыдущей статье (см. «Компетенции онлайн-модерации для руководителя») мы писали о социально-коммуникативных навыках проведения групповых встреч в онлайне. В этом материале мы детально остановимся на трех важных технически-организационных аспектах, от которых зависит эффективность онлайн-совещаний. Вы быстрее приведете группу к результату, если уделите внимание:

подготовке к работе с виртуальной доской,
расширению своего цифрового инструментария,
строгому нормированию коммуникации.

Подготовка к работе с виртуальной доской

Кроме Miro сегодня существует множество отличных инструментов на любой вкус: MetroRetro, Retrium, Dropbox Paper, Google Jamboard. Наблюдение за движением чужих курсоров создает ощущение физической динамики, которое не доступно при использовании программного обеспечения для видеоконференций. Поэтому использование виртуальных досок сделает коммуникацию намного продуктивнее, и вам придется меньше фиксировать информации из чата и на слух. Они также дают возможность сохранять блоки, возвращаться к работе, проводить ретроспективы и в целом не терять комфортную атмосферу на встрече.

Зарегистрируйтесь на официальном сайте. Можно подключить платный аккаунт Miro, но возможностей бесплатной версии для рабочих встреч, как правило, достаточно. Если вы опытный пользователь, то интерфейс не вызовет у вас затруднений. На стартовой странице вы увидите функции изменения масштаба самой доски, элементы визуализации и рабочую панель. Обратите внимание: на доску можно добавлять не только стикеры. В вашем распоряжении будут шаблоны, картинки из Google и даже видео с Youtube.

Взгляните на экран своего монитора как на навигационную
карту, помогающую участникам двигаться к общей цели. Это могут быть рабочие зоны на холсте в Miro, презентация в PowerPoint или общий документ в Google, куда вы, например, вносите комментарии из чата, группируя высказанные идеи, инсайты и выводы и т. д.

Попросите участников авторизироваться в Miro. Неавторизованные пользователи могут работать на доске в качестве анонимных гостей, но вам лучше различать всех участников. Поэтому каждый должен авторизоваться под своим логином.

Увеличить скорость работы с доской помогут сочетания клавиш CTRL+D (дублировать выделенный элемент) и CTRL+G (сгруппировать выделенные элементы). А если скопировать ячейки Excel-файла и вставить их на доску, они автоматически превратятся в стикеры. Стикеры, кстати, можно сделать адресными – на панели инструментов есть специальная опция «Добавить адресата».

Оформите рабочее пространство. Можно взять готовый шаблон: например mind-map, или же начать с «чистого листа» – создать рамку-фрейм и внутри нее разместить формы, таблицы и стикеры (см. полезные рекомендации в статье «Функциональное со-творчество»).
Закрепите главные элементы. Как владелец доски, вы можете закрепить главные элементы, чтобы участники не могли их нечаянно изменить или удалить.


Пример решения в BITOBE. Фрагмент практикума по работе в Miro

Инструментарий для проведения онлайн-совещания

Рационально задействуйте доступные вам цифровые инструменты на платформе или виртуальной доске.

Элементы геймификации для передачи настроения. Например, в самом начале встречи предложите участникам несколько образов и спросите, с каким они себя ассоциируют. Например, можно спросить: «Если вы погода, то какая?» Это помогает всем понять эмоциональный фон друг друга и сонастроиться.
Чат, чтобы собирать ответы на вопросы и мнения. Он полезен в тех случаях, когда вы уверены, что ответы участников будут лаконичными. Если ответы участников не укладываются в 2-3 простых предложения, меняйте тактику, например: введите опрос, предложите оставить примечания в документе для совместной работы и/или обсудить на следующей встрече.
Инструменты для эмоциональных реакций и поднятия руки в Zoom. Они позволяют упорядочить коммуникацию, когда участники – уверенные пользователи. Если участники только начали осваивать Zoom, возможны «случайные нажатия».
Инструменты для голосований и опросов. Если они не доступны на виртуальной доске, можно воспользоваться Microsoft Forms. В Miro уместно попросить участников написать на стикерах свои имена и передвинуть их к закрепленному на холсте утверждению. Для небольшой группы можно задействовать и нецифровые способы, например жесты, которые легко увидеть при включенной камере (поднятый вверх большой палец). А вот вести подсчет на основе эмоциональных реакций в Zoom немного рискованно, так как цифровой жест может исчезнуть быстрее, чем вы успеете его увидеть.

Пример рабочей зоны с опросом в Miro. Поле «Практика BITOBE» заполнено участниками в ходе онлайн-сессии, остальные поля – заранее подготовленный шаблон.

Нормирование коммуникации

Определяем нормы коммуникации заранее, чтобы не тратить время на технические моменты во время работы.

Если группа большая, то вам, скорее всего, понадобится технический помощник. Как правило, мы назначаем в таких случаях сомодератора или координатора, который помогает делать заметки для резюме встречи и наблюдает за работой, когда участники, разбившись в команды, расходятся по виртуальным залам. Мы также привлекаем технического ассистента для работы с виртуальной доской и онлайн-площадкой, общей навигацией, который следит за тем, чтобы каждый из участников получил ссылку, вовремя прошел по ней в рабочую зону или виртуальный зал и не заблудился на виртуальной доске.

Просим участников:

включить камеры;
отключить микрофоны до тех пор, пока их не пригласят высказаться;
использовать опцию «Поднять руку» или эмодзи в чате, чтобы задать вопрос.
Тщательно подбираем вопросы. Если их слишком много, это может запутать участников и снизить качество ответов. Чтобы вернуть их к обсуждению темы, необходимо задавать ясные прямые вопросы.
Придерживаемся норм общения в чатах. В частности, не пишем в чат фразы ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ, так как участники могут воспринять их как крик и отреагировать более резко, чем обычно. Под запретом также и жаргонные сетевые аббревиатуры, которые далеко не всем могут быть понятны.
Продумываем использование изображений или аудиофайлов. Они отлично помогают активизировать обсуждение и иногда стоят целого параграфа текста!

Как вы уже поняли, повысить эффективность своих встреч несложно. Правильная последовательность действий и учет специфики работы в онлайне позволит вам достичь желаемого результата с существенной экономией времени и сил. Главное – преодолеть внутреннее сопротивление, которое часто возникает при необходимости освоить новые программы и инструменты.


Какие технические и организационные приемы помогают вам проводить онлайн-встречи на высоком уровне?

Присоединитесь к нашим подписчикам и скачайте памятку для подготовки онлайн-совещания

Присоединитесь к числу подписчиков блога и скачивайте материалы без ограничения: