Интеграция сотрудников | блог Новая Эпоха Управления
Лонгрид

Интеграция в условиях изменений

Как адаптировать сотрудников к разным контекстам деятельности

Время чтения: 12 мин
Интеграция в условиях изменений обложка для статьи
Когда в 1990-х годах Американский военный колледж предложил термин VUCA1 для описания процессов, происходивших в мире после окончания холодной войны, еще никто не думал, что Нестабильность, Неопределенность, Сложность и Неоднозначность так быстро переместится в сферу экономики и бизнеса. Сегодня изменения настолько стремительны, что в Google с недавних пор отказались проводить интервью по компетенциям при подборе из-за неспособности предсказать те компетенции сотрудников, которые будут нужны ей через полгода. Такой взгляд поражает, ведь еще в середине 1980-х годов средний срок жизни компетенции составлял 30 лет.

Контекст деятельности каждого сотрудника уже не эволюционирует, а революционирует: сотрудник работает в офисе и удаленно; действует сам и в команде; обучается с тьютором и является наставником; лидирует в группе и оказывается в нейтральной роли модератора. Чтобы быстро погрузить его в новый контекст, будь то роль, должность или среда, компании выстраивают многофункциональную систему интеграции персонала, которая охватывает весь цикл жизни сотрудника от пребординга и онбординга до оффбординга с дальнейшим мониторингом прироста всех интересующих компетенций для сотрудничества или партнерства.

Чем интеграция персонала отличается от его адаптации

Вы, наверное, уже привыкли называть всё, что связано с интеграцией сотрудников, «адаптацией персонала». Поэтому сразу уточним, что адаптация – это более широкое понятие. Адаптируется к работе в вашей компании даже тот сотрудник, которого вы совсем не адаптируете: он смотрит на поведение коллег, ходит «хвостиком» за своим руководителем, изучает инструкции и стандарты, прощупывает границы своих возможностей на совещаниях и рабочих встречах и таким образом постепенно приспосабливается к должности. Одним словом, есть у вас программа по его адаптации или нет, он все равно адаптируется. Как-нибудь2.

Адаптация – приспособление субъекта к условиям среды, направленное на сохранение гомеостаза. Это означает, что независимо от того, проводим ли мы целенаправленные мероприятия по приспособлению сотрудника или нет, он все равно адаптируется к изменениям. Вопрос только в том, сколько времени у него это займет и что будет в фокусе его внимания.

Поэтому в том, как многие HR-специалисты привыкли употреблять термин «адаптация персонала», есть скрытое противоречие.

Если вы твердо намерены влиять на эффективность адаптации сотрудника, измеряя ее по своим критериям и не полагаясь на его впечатление о том, насколько он уже готов к новой для него ситуации, то вам нужны программы интеграции персонала.

Интеграция персонала – комплекс целенаправленных системных решений компании по встраиванию сотрудника в свою деятельность.

Интеграция – это не то, как сотрудник сам приспосабливается к новым для него условиям, пусть даже и с вашей активной помощью, а то, как компания последовательно и системно приспосабливает его к своей деятельности в целях повышения собственной эффективности и продуктивности.

Концепция системы интеграции персонала расширяет понимание адаптации
Концепция системы интеграции персонала расширяет понимание адаптации

К каким контекстам деятельности применима интеграция

Рассмотрим некоторые типичные ситуации, к которым могут быть применимы программы многофункциональной системы интеграции персонала.

Руководителя назначили «со стороны». Человек оказался в двойственной позиции: с одной стороны, как управленец он обладает всеми необходимыми компетенциями, полномочиями и ответственностью, но для своей команды он еще новичок, пока лишенный ответа на вопрос, как здесь всё работает. Если «новая метла» станет «мести» по-новому, не признавая сложившиеся групповые нормы, то добиться признания будет чрезвычайно сложно.

Что делать? Программа интеграции позволяет в этом случае безопасно пересмотреть групповые нормы в цикле командных сессий и соотнести эти изменения с поставленными целями и задачами.

Руководителя выбирают из кадрового резерва с релокацией в другой регион. Назначенный на высокую должность, он уже обладает большим опытом работы в компании, но пока не может похвастаться развитыми управленческими компетенциями. Из-за значительной нагрузки начинающий руководитель не обучается сам и не соглашается развивать сотрудников в рабочее время, поэтому всё сильнее тонет в «операционке», постепенно теряя тот лидерский потенциал, который дало бы развитие команды. Худший вариант развития ситуации – сотрудники начинают блокировать неудобные для себя решения.

Что делать? Программа интеграции предусматривает приобретение руководителем «портфеля базовых управленческих навыков» в виде набора обучающих треков, которые он может пройти дистанционно без отрыва от работы и при этом сразу же опробовать управленческие инструменты на своих задачах.

Руководитель становится экспертом в команде проекта. Для управленца с большим стажем роль консультанта нова: он не хочет обсуждать решения, потому что у него уже есть свое, которое он считает единственно верным. Он остается в роли руководителя и ждет неукоснительного выполнения своих требований. В команде формируются коалиции и двоевластие: руководитель проекта и «эксперт», который остался в своей управленческой роли.

Что делать? Программа интеграции позволяет мягко ввести руководителя в новую для него роль и скорректировать сложившиеся установки благодаря обучению, коучингу, управлению обещаниями и участию в групповой работе.

Резкое изменение рыночных условий и потребность в мобилизации ресурсов. Пандемия коронавируса весной 2020 года поставила перед бизнесом задачу быстрого перевода сотрудников на удаленку. Резко выросло число видеоконференций, рабочий день топ-менеджмента вплотную приблизился к 14 часам, но коммуникационные сбои в процессах все равно превысили критический порог и поставили под угрозу ключевые проекты.

Что делать? Программа интеграции помогает в таком случае обеспечить всех удаленных сотрудников необходимыми инструментами удаленной работы, быстро внедрить новые нормы асинхронного взаимодействия и запустить сервисы психологической поддержки и обучения.

Что дает бизнесу выстроенная система интеграции персонала

Программы интеграции полезны и эффективны для целенаправленной адаптации сотрудников:

при онбординге новичков без опыта работы и специалистов со стажем в профессии;
при внутреннем перемещении сотрудников (например, повышение, понижение, горизонтальное перемещение, переход в другую функцию);
при релокации (например, в случаях расформирования регионального филиала или же, напротив, расширения географии компании);
при вхождении в новую должностную роль без смены позиции (например, включение состав кросс-функциональной команды, кадровый резерв, программы менторинга или наставничества и т. д.),
в условиях изменяющейся рабочей среды (это может быть и мобилизация ресурсов в кризис, и изменение организационной структуры в результате слияния, и диверсификация производства и др. факторы, продиктованные рынком).

Узкое понимание интеграции как пребординга и онбординга встречается довольно часто, но это лишь одно из укоренившихся заблуждений, так как программы интеграции востребованы на протяжении всего жизненного цикла сотрудника. По сути, это бесшовный и чрезвычайно сильный по своим эффектам HR-инструмент, ключевыми достоинствами которого являются:

единый подход и удобная масштабируемость;
опора на механизмы мотивации и вовлечения;
поддержка сотрудников в создании ценности, получении обратной связи и развитии;
перевод интегрирующей функции руководителей из интуитивного поля в системное решение;
снижение срока вхождения сотрудников в новый контекст и, как вы можете видеть на графике, – увеличение жизненного цикла сотрудника.

Периоды интеграции на протяжении жизненного цикла сотрудника
Периоды интеграции на протяжении жизненного цикла сотрудника

Мы выделяем следующие виды интеграции в зависимости от этапа жизненного цикла сотрудника.

Предварительная – подготовка сотрудника к работе в новом контексте.
Первичная – управление вхождением сотрудника в новый контекст.
Вторичная, или сопровождающая – управление эффективностью и продуктивностью сотрудника с помощью развивающих и поддерживающих мероприятий, привязанных к оценке (контрольным точкам) его успешности в новых контекстах.

Временные рамки процесса интеграции персонала
Временные рамки процесса интеграции персонала

Какими могут быть инструменты интеграции персонала

Интеграционный конструктор позволяет сочетать различные инструменты в зависимости от того контекста, к которому мы хотим адаптировать персонал. Это могут быть классические поддерживающие инструменты интеграции.

1
Книга нового сотрудника
2
Корпоративный кодекс
3
Навигатор стажера
4
Страница интеграционного процесса на портале

Но важно понять, что сами по себе они не будут работать и вам нужно продумать комбинацию инструментов для каждого значимого контекста:

организационные (должностные инструкции и памятки, стандарты по введению нового сотрудника в новую для него роль или должность, чек-лист готовности к работе в распределенном режиме и т. д.);
коммуникативные (геймификация, сторителлинг «Компания в лицах», бот-помощник, чат поддержки новичков и т. д.);
развивающие (наставничество, коучинг, менторинг, образовательное путешествие нового руководителя и т. д.).

Мы рекомендуем выстраивать программы интеграции таким образом, чтобы сотрудник, для которого многие процессы остаются скрытыми в силу его каждодневных задач, понимал всю цепочку создания ценности в новом контексте. В результате он смог бы осмыслить не только то, что от него требуется, а и свое место в бизнес-процессах. Такой развивающий трек важен с точки зрения:

понимания главных принципов формирования ценности для клиентов,
определения ценности своего вклада в рамках своего подразделения,
выстраивания карьерного пути,
выявления «белых пятен» своей профессиональной компетентности.

Цель каждой интеграционной программы – сохранить ресурсы компании и обеспечить высокий уровень производительности сотрудников. Развивая систему интеграции персонала, компания:

1
получает выгоду от быстрой встраиваемости сотрудника в бизнес-процессы,
2
расширяет область автономии сотрудников в разных контекстах их деятельности,
3
собирает данные для предиктивного анализа текучести,
4
выводит корпоративную культуру на новый уровень развития,
5
усиливает HR-бренд.

В новую эпоху управления, когда контекст любой деятельности может измениться за считанные дни или даже часы, система интеграции позволяет создать устойчивость в той сфере, где этого труднее всего достичь. В людях.



1Volatility (нестабильность), Uncertainty (неопределенность), Complexity (сложность) и Ambiguity (неоднозначность).

2Система адаптации персонала и новые вызовы // Штат. 10.08.2020. URL: http://www.hrmedia.ru/node/1800

К каким изменениям вашим сотрудникам пришлось адаптироваться за последнее время? Как компания помогала им поддерживать свою эффективность в этот период?