Как адаптировать новых сотрудников удаленно
Теперь легко принять на работу специалиста из любого региона России или из другой страны. Новые сотрудники могут даже не появляться в офисе, а выполнять рабочие задачи из дома или сидя с ноутбуком в кафе или коворкинге. Если вы уже ступили на этот путь, то наверняка задавались вопросом, как усилить существующую систему онбординга, чтобы она отвечала главным вызовам времени – цифровизации, удаленке, асинхронной коммуникации и работе в распределенных командах.
Онбординг — целенаправленное ознакомление нового сотрудника c компанией.
В отношении онлайн-онбординга сегодня существуют две полярные точки зрения. Вы можете встретить тех, кто будет рассказывать об онлайн-онбординге, как о сугубо вынужденной мере, на которую компания решилась в сложный период социальных ограничений и приобрела большой опыт ошибок и неудач. Вы можете также услышать тех, кто убежден, что онбординг должен быть только в онлайне, так как это прогрессивно и экономически оправдано. В этой статье мы объясним степень заблуждения приверженцев этих взглядов.
Какие задачи помогает решить онлайн-онбординг
Онлайн-онбординг – комплексный продукт, который может включать в себя разные digital-решения. Его сервисы доступны круглосуточно и из любого места. Если система онлайн-онбординга в вашей компании спроектирована правильно, то она:
сократит срок интеграции новичка, так как digital-решения позволяют новому сотруднику на 60–80% быстрее начать эффективную работу;
повысит лояльность новых сотрудников, которые почувствуют крепкую связь со своей командой даже на расстоянии;
снизит расходы на персонал, сэкономив время сотрудников и килограммы бумаги;
минимизирует текучесть за счет успешного прохождения испытательного срока даже с учетом всех больничных, командировок и стажировок;
разгрузит HR-департамент, так как онлайн-сервис возьмет на себя большую часть работы HR-специалиста по информированию и поддержке новых сотрудников;
даст ясную картину эффективности процесса благодаря встроенным средствам статистики.
Пример комплексного решения BITOBE по онлайн-онбордингу сотрудника
Как понять слабые места программ онлайн-онбординга
Модель онбординга «5С», предложенная экс-редактором Journal of Management профессором Талией Н. Бауэр, представляет собой простой и легко масштабируемый алгоритм из 5 ключевых элементов: знакомство с требованиями, прояснение взаимных ожиданий, культурная ассимиляция, коммуникация и рефлексия.
Некоторые исследователи, включая одного из авторов бестселлера «Организационное поведение: повышение эффективности и приверженности на рабочем месте» и HR-руководителя в деловом журнале Fortune Майкла Дж. Вессона, отмечают, что хотя онлайн-онбординг имеет несомненное преимущество с точки зрения информационного ориентирования (Сompliance и Clarification), но коммуникация (Connection) остается сферой, требующей пристального внимания1 .
Хорошо спроектированный курс должен строиться по принципу «Из онлайна в офлайн». Этот принцип подразумевает задания, побуждающие сотрудников напрямую взаимодействовать друг с другом, например: созвониться с коллегой для знакомства, обсудить с командой свою новую роль, запросить информацию напрямую у руководителя. Такой подход напоминает логику квеста FriendZone, когда виртуальная сеть стимулирует незнакомых людей встречаться и общаться офлайн.
Принцип «Из онлайна в офлайн» при проектировании программ онлайн-онбординга позволяет усилить область коммуникации и поддержать сферы культурной ассимиляции и рефлексии. Большой ошибкой будет построение замкнутой системы онлайн-онбординга, когда выход участников в офлайн никак не предусмотрен. Следует помнить, что офлайн-мероприятия вполне могут состояться дистанционно, например, беседа с коллегой по телефону или задание «Записать для команды ролик о лайфхаках для оборудования домашнего офиса». Такие активности вне Интернета обогащают контекст онлайн-коммуникации, и новые сотрудники начинают лучше понимать людей, с которыми им предстоит работать.
Проект онлайн-онбординга в компании может содержать:
аудит интеграции новичков и смежных процессов «как есть»;
формирование комплексного подхода и единой модели процесса интеграции;
разработку онлайн-инструментов пребординга и онбординга (лендинг, wiki-справочник, ежедневники для новичка и руководителя и т. д.);
создание welcome-курса в игровом формате;
построение системы онлайн-баддинга;
оценку эффективности процесса интеграции новых сотрудников.
Рассмотрим несколько ключевых digital-решений для онлайн-онбординга.
Лендинг «Добро пожаловать в компанию!»
Сотрудник получает приглашение познакомиться с компанией и полезной информацией на лендинге. Он заходит на сайт и…
видит все необходимые ему в первое время работы документы;
читает информацию о том, как пройдет его первый рабочий день в компании;
знакомится с лайфхаками для новичков и ответами на часто задаваемые вопросы;
понимает, как обращаться к руководству и коллегам;
рассматривает примеры дресс-кода и рабочих фонов для разных ситуаций (для распределенных команд это немаловажный нюанс!);
получает информацию о том, какие мероприятия ему предстоит пройти для вхождения в должность;
узнает, к кому можно обратиться за помощью, какую обратную связь ждет от него HR-департамент и когда, кто будет его бадди на период интеграции.
Логика онлайн-курса для новичков должна соответствовать ментальной карте ваших сотрудников. Иными словами, материал должен быть спроектирован так, чтобы сотрудники интуитивно понимали, где искать ту или иную информацию. Для этого нужно изучить пользовательский путь сотрудников и выстроить карту появления новых задач, вопросов и вызовов. Например, в своем курсе «Твоя жизнь на планете BITOBE» мы использовали метафору первооткрывателя, который осваивает новую планету и постепенно расширяет ареал своего обитания. В соответствии с этой метафорой выстроена вся логика контента.
Wiki-справочник
Справочник на онлайн-платформе аккумулирует все знания для адаптации. Он, как правило, состоит из двух блоков.
Организационный блок включает в себя:
информацию о компании,
стандарты, инструкции и регламенты (техбезопасность, стандарты сервиса, памятка с ценностями и т. д.),
внутренние правила (как заказать канцтовары, сколько времени отведено на обед, как оформить отпуск за свой счет и т. д.).
Пользовательский блок построен на базе сторителлинга:
истории прошедших интеграцию коллег, в которых они делятся впечатлениями и лайфхаками, благодарят бадди и погружают нового сотрудника в самую настоящую корпоративную жизнь;
история-легенда, показывающая через реплики нескольких ключевых персонажей (носителей ценностей), путь новичка в компании, ожидаемые результаты на каждом шаге и связанные с ними перспективы.
Wiki-справочник хорошо сочетается чат-ботом, когда любую необходимую информацию можно получить в один клик, просто отправив сообщение с ключевым словом в чат. Если запросов немного или нет смысла тратить ресурс на внедрение чат-бота, можно включить в навигацию простой поиск по хештегам.
Ежедневник новичка
Ежедневник вручают вместе с welcome-pack при встрече с HR-специалистом, но нет необходимости формировать его на бумажном носителе. Ежедневник может представлять собой аккаунт новичка на платформе и объединять в себе несколько важных материалов:
инструкцию о действиях в первый рабочий день, помогающую ориентироваться, пока новичок еще не прошел welcome-тренинг;
чек-листы по мероприятиям онбординга, позволяющие узнать степень своей готовности к работе;
памятку по всему периоду интеграции, в которой удобно фиксировать самое главное;
тесты для самопроверки, пульс-опросы и анкеты обратной связи, формирующие полезную статистику по доступности welcome-курса;
функциональный блок для записи, в который включены задачи на первое время по нескольким тематическим блокам (интенсивность задач снижается к минимальной к концу третьего месяца).
Геймифицированный welcome-курс
Информирующий и вовлекающий инструмент, который отлично себя зарекомендовал даже в такой непростой среде, как региональный производственный менеджмент.
Курс делится на несколько этапов, и по завершении каждого новичок получает награду – баллы, знак отличия или полезный инструмент для работы. Основные активности приходятся на первые две недели. Задания могут быть следующими:
написать приветствие коллегам и рассказ о себе для представления в компании,
попросить кого-нибудь из сотрудников провести экскурсию по офису и познакомить со спецификой работы подразделения,
подписаться на компанию и коллег в соцсетях.
Когда сотрудник завершает этап «Мой первый день», ему приходят подбадривающие сообщения от коллег или открытка-стикер от руководителя. Будет удобно связать завершение welcome-курса с ритуалом окончания испытательного срока.
Спасибо от новичка
В последнюю неделю своей адаптации новичок получает письмо с предложением поблагодарить своего бадди, вспомнить какой-то яркий эпизод взаимодействия или подчеркнуть что-то наиболее ценное в общении.
Письмо-открытку бадди получает в последний день испытательного срока своего новичка.
Первая часть письма – формализованное обращение компании с благодарностью за вклад в интеграцию нового сотрудника.
Вторая – слова благодарности от самого новичка.
Важно, чтобы новичок написал отклик своими словами – искренне и с теплотой, поэтому общую форму открытки и ее первую часть ему не стоит заранее показывать. Он может понять формализованное сообщение компании как общее правило и сформулировать свою признательность в таком же стиле. В таком случае открытка уже потеряет ту энергию, которая рождается из яркого смешения стилей.
Как вы видите, комплексы онлайн- и офлайн-решений позволяют экономить ресурсы компании и всех новых сотрудников. Попытки перевести весь процесс интеграции новичков в онлайн противоречат ключевому принципу онлайн-онбординга, а полное неприятие новых digital-инструментов на уровне руководства влечет за собой необоснованное удорожание программ интеграции.
Мы предлагаем ознакомиться с решением, которое является частью программы онбординга BITOBE. Приглашаем вас на нашу планету!
1Wesson, M. J., & Gogus, C. I. (2005). Shaking Hands with a Computer: An Examination of Two Methods of Organizational Newcomer Orientation. Journal of Applied Psychology, 90(5), 1018–1026.
