Критерии определения проекта на предприятии | блог Новая Эпоха
Система управления

Что можно называть проектом в вашей компании

Почему не стоит брать определение из учебника по проектному управлению

9 мин
837
Обложка для статьи что можно называть проектом в вашей компании
Возможно, вы помните, как 20 лет назад всё внимание консультантов было приковано к проектному управлению. И возможно, вы даже помните, что тогда говорили специалисты и как они обосновывали ценность своих услуг: «Объекты не сдаются в срок, IT-продукты не внедряются, изменения буксуют, а стратегии не реализуются!.. Давайте мы поможем вам и наведем порядок в проектном управлении».

Чаще всего в ответ в то время звучала фраза «А что вы подразумеваете под проектом?».

В этот момент почти неизбежно предлагалась цитата из PMBoK: «Проект – это временное предприятие, направленное на создание уникального продукта, услуги или результата в условиях ресурсных ограничений».

В итоге выяснялось следующее:

С одной стороны, инструменты проектного управления действительно работают. Подходы к обоснованию, планированию, контролю и формированию команд действительно дают эффект.
С другой – почти все отмечают сложность в определении того, что можно называть проектом, а что нет. Почему-то для одной деятельности формируются команды, пишутся планы, делается отчетность, а для другой – нет. Оказывается, что если просто сказать, что проект – это предприятие, реализуемое в условиях ограничений, то под это определение можно подвести всё что угодно.

Видишь проект? Нет? А он есть!

В первую очередь, надо признать, что проекты в компании есть. И понять, где именно они реализуются.

Первый фокус внимания – всё, что касается реализации стратегии или, если брать конкретно, инвестиционной программы. Там, где вы видите CAPEX, то есть капитальные вложения, там скорее всего и будет проектная деятельность.
Второй фокус внимания – это нетиповые заказы, сверхсложные или инновационные инициативы, которые вы реализуете в рамках поточного производства. Всё, что выбивается из ряда вон, претендует на то, чтобы называться «проектом».
И наконец, третий фокус внимания – это изменения процессов, оргструктуры и т. д. Если вы раньше работали так, а потом захотели работать эдак (например, уйти от бумаги и внедрить IT-систему), то такое изменение тоже будет проектом.

Эти три фокусировки позволяют подобраться к тому, что можно считать проектной деятельностью. Но это пока лишь общий пейзаж, который скрывает в себе нюансы.

Кейс. Как эволюционирует определение проекта в компании

У электросетевой компании была когда-то небольшая инвестиционная программа – 400 млн рублей в год на десяток объектов. В корпоративном глоссарии было указано, что каждый объект, то есть титул инвестиционной программы – это проект. Однажды компания получила крупный заказ – одну стройку на 400 млн рублей. Там были маленькие по 40, а тут одна большая на 400! Другими словами, появился проект, который стоит как вся предыдущая инвестиционная программа. Менеджмент сказал: «Наверное, это новый проект, и он должен как-то отличаться от предыдущих, поэтому подходы к нему нужны другие». В глоссарий еще не вносились изменения, но хотелось их нащупать, как-то доосознать. Тем временем масштаб проектов рос – это были тучные докризисные годы – и в какой-то момент менеджмент решил: «Не всякий титул инвестиционной программы – проект. Проектом будем считать титул инвестиционной программы с бюджетом больше 100 млн рублей». Появилось уточнение определения проекта. Через несколько лет, когда компания поднаторела в строительстве, у менеджмента появилось понимание того, что проекты реконструкции обычно сложнее, чем проекты строительства новых объектов. Внесли еще одно уточнение: отныне проектом называть реконструкцию с бюджетом свыше 100 млн рублей или новое строительство с бюджетом более 300 млн рублей. Так по мере развития компании ее система управления меняла определение проекта.

Какие критерии необходимо учесть при определении проекта

Определение проекта всегда должно быть актуальным и учитывать реальные факторы сложности. Что является такими факторами?

Бюджет. Как правило, чем выше стоимость объекта, тем сложнее его реализация. Это может быть инвестиционный проект или изменение (например, внедрение информационной системы) с определенным бюджетом.

Сложность. Это может быть сложность, связанная с логистикой, инфраструктурой, кооперацией функций или подразделений, технологическая сложность. В примере с электросетевой компанией определение проекта впоследствии получило еще одно уточнение по этому критерию: проектом стали называть реконструкцию с бюджетом больше 300 млн рублей или затрагивающую три и более технологических системы. Например, оборудование подстанции, линии и телеметрию. Другими словами, если проект охватывает три системы, то, независимо от бюджета, он требует особого внимания. Если говорить про организационные изменения, то можно указать, что это изменения, охватывающие, допустим, три и более подразделения или три и более процесса.

Новая технология. Если в ходе работ осваивается еще не применявшаяся технология, то это нетипичная ситуация, а значит, такую деятельность можно считать проектной. И хотя не всегда удается четко определить технологическую инновацию, в реальности этот критерий встречается.

Стратегическая значимость. Любой заказ от стратегически важного клиента подпадает под этот критерий. Если компания выполняет поручение правительства (например, наладить электроснабжение в пострадавшем от стихии поселке), то это проект. Даже если он стоит три рубля и реализуется за 2 недели без особых усилий.

В своем определении проекта вы должны учесть вид деятельности и эти четыре фактора сложности.

Определение проекта – на реальном предприятии, не из учебника – должно учитывать все эти четыре критерия, то есть указывать на ограничения по бюджету, сложности, инновационности и стратегической значимости. В зависимости от уровня зрелости можно отказаться от каких-то потерявших актуальность критериев, пересмотреть их. Тем не менее, задача №1 при внедрении проектного управления состоит как раз в том, чтобы надежно договориться с друг другом и реальностью в том, что называть проектом.

Когда проекты перестают быть проектами

Проектное управление позволяет избежать конкретных рисков (потери приоритетных клиентов, ресурсов или позиций на рынке), но надо признать – это дорогое удовольствие. Поэтому важно запомнить:

Если процессов толком нет, не беритесь за внедрение проектного управления. Это будет безрассудной тратой ресурсов. Процессы – это необходимый базис, и думать о том, что проекты способны «вылечить» то, что не работает в процессах – большая ошибка.
Приступая к внедрению проектного управления, не торопитесь вкладываться в дорогостоящие инструменты. Например, можно признать ценность планирования, но планировать проект не в дорогостоящей системе, а в обычной Excel. Или выделить разные категории проектов с разной степенью сложности, к которым будут применимы разные наборы инструментов.
По мере накопления опыта переводите проектную деятельность в операционную. Постепенно вы сможете управлять все более сложными проектами. И тогда то, что раньше считалось полноценным проектом, окажется простым и превратится в процесс.
Когда процессы по реализации типовых контрактов отлажены, сфокусируйтесь на качестве их реализации. Это ваш продукт, создаваемый бизнесом на постоянной основе.

А о том, как повысить качество продукта с помощью проектов, мы поговорим с вами в следующей статье.