Управление обсуждениями: модерация | блог Новая Эпоха Управления
Развитие людей

Модерация своими силами

Зачем руководителям навыки модерации или управления обсуждениями

9 мин
406

Модерация своими силами обложка

Сегодня – время команд, а следовательно – и время совместной генерации идей и командных решений. В условиях неопределенности бизнес-среды совместная проработка решений позволяет снизить вероятность ошибок, поскольку вопросы рассматриваются с различных точек зрения.

Поэтому для лидеров значимой является способность вовлечь команду в генерацию идей, организовать сбор мнений, рассмотреть обсуждаемый вопрос с разных позиций.

Нам как модераторам (работающим в том числе c заказчиками BITOBE) часто приходится слышать следующую обратную связь после проведенных сессий:


Удивительно, как много удалось успеть обсудить и решить за такое короткое время! У нас за аналогичное время совещаний мы и десятой доли не успели бы решить!

Какие замечательные идеи предложили наши сотрудники! Странно, у нас даже предусмотрены специальные еженедельные встречи для обсуждения актуальных вопросов, но почему они там обычно молчат, а здесь так активно высказывали свои предложения?

Я просто не узнал своих сотрудников! Обычно они молчат или со мной соглашаются, а сегодня они так заинтересованно озвучивали свои позиции и точки зрения. Что же я делаю не так, организуя обсуждения, как их «зажечь» в следующий раз?

Вместо привычной ругани они сегодня наконец-то слушали друг друга и сообща пришли к такому важному результату.

Могут ли руководители научиться проводить обсуждения, как внешние модераторы? По нашему убеждению, да, конечно. И многие наши заказчики с удовольствием заимствуют наши подходы и технологии после сессий и тренингов, а некоторые заказывают обучение навыкам модерации не только для себя, но и для всей своей команды.

В каких ситуациях модерация силами руководителей будет особенно полезна?


Обсуждение и формирование стратегических целей и планов, согласование приоритетов

Обсуждение новых продуктов и услуг

Проведение совещаний (особенно в территориально распределенных командах, в онлайн- и гибридном формате)

Проведение многосторонних переговоров

Выработка инициатив по развитию организации, подразделений, проектов

Обсуждение результатов и подведение итогов

Обмен мнениями и опытом

Примеры из практики

Кейс 1. Мы как внешние модераторы участвуем в проведении стратегической сессии для топ-менеджмента группы компаний. Задача перед участниками – вице-президентами и директорами –декомпозировать цели, поставленные перед бизнесом, на уровень дочерних предприятий и функциональных дирекций. Приглашать внешних модераторов для всех дочерних предприятий затратно, поэтому принято решение обучить навыкам модерации их руководителей, чтобы они могли сами сформировать функциональные стратегии.

Мы проводим практическое обучение по инструментам модерации. После небольшой вводной лекции участники разбиваются на мини-команды. Каждая из них по очереди проводит мини-сессию со всем остальными участниками. Участники получают тему, по которой они модерируют обсуждение, и описание одного из инструментов. Каждое обсуждение завершается обратной связью: что удалось команде модераторов, а что коллеги и ведущие могут им рекомендовать для совершенствования навыков.

Кейс 2. В группе компаний стартует программа подготовки кадрового резерва. Обучение проводится в онлайн-формате, участвуют 150 человек (московский офис, несколько предприятий в европейской части РФ и за Уралом). Первая учебная программа – это семинар-практикум по управленческим навыкам. В практических заданиях участники делятся на 15 команд. 

Поскольку это первая программа и в командах присутствуют представители разных предприятий, принято решение о том, что в каждую из них вводится модератор из числа HR-специалистов. Модераторы помогают участникам команд познакомиться друг с другом и организовать обсуждения. 

Мы готовим подробную инструкцию для HR-специалистов по каждому заданию, а также проводим для них обучение в онлайн-формате, чтобы они могли выполнить все задания для участников и попробовать себя в роли модераторов.

Кейс 3. Четыре акционера семейной компании (папа, мама, дети), в которой работает меньше 40 человек, участвуют в стратегической сессии с приглашением внешнего провайдера.

После сессии все участники не скрывают удивления тем, насколько продуктивно прошли два дня. В их обычной практике совещания длятся часами, при этом договариваться между собой удается не всегда.

Мы предлагаем им обучиться применению навыков модерации и поочередно выступить в роли организаторов обсуждений. Готовим для них материалы, предлагаем после каждого совещания выделить время на обратную связь для модератора: что получилось, что можно улучшить в следующий раз. После нескольких совещаний двое становятся постоянными ведущими подобного рода мероприятий.

Все отмечают, что обретенные навыки модерации оказались крайне полезными для организации обсуждений как с подчиненными, так и с партнерами, клиентами, поставщиками.

Кейс 4. ИТ-компания проводит очную креативную сессию после ковидного карантина, участвуют около 60 человек. В компании сильно увеличился штат, причем большинство сотрудников – из других городов. 

В ходе сессии, во-первых, важно всех познакомить лично друг с другом и с культурой компании. Во-вторых, собственники хотят обсудить со всей командой расширение линейки продуктов и услуг.

Мы планируем обучить команду применению креативных инструментов, чтобы они могли в дальнейшем проводить такие обсуждения самостоятельно. Ранее мы обучали часть руководителей технологиям ТРИЗ (акроним расшифровывается как теория решения изобретательских задач).

При подготовке сессии мы привлекли в качестве соведущих HR-ов и внутренних наставников – всего 8 человек. Мы предоставили им обучающие материалы для самостоятельного изучения и провели однодневное обучение по применению креативных инструментов, то есть они прошли через все обсуждения, запланированные на сессии. Роль ведущего на себя смог примерить каждый из участников.

После сессии мы проводим ретроспективу с соведущими, обсуждая, что и как получилось, кроме того, даем персональные рекомендации каждому.

Общие результаты

Несмотря на совершенно разные бизнес-ситуации и различные форматы обучения, можно выделить сходные технологии, присутствующие во всех представленных кейсах:

Подготовка методических материалов (цели и задачи мероприятия, описание методов и инструментов, рекомендации по работе модераторов в ходе обсуждений, описание структуры предстоящего мероприятия).
Самостоятельное знакомство с полезной литературой и источниками.
Практическое освоение навыков.
Обратная связь (от ведущих и других участников) и рекомендации по развитию навыков в дальнейшем.

Все это позволяет участникам обучения буквально за 1–2 дня освоить базовые навыки проведения результативных обсуждений.

Портрет модератора

В финале публикации хотелось бы рассказать, какими навыками и качествами должен обладать профессиональный модератор.


Баланс рациональности и эмоциональности

Способность эмоционально отстраненно и одновременно адекватно ситуации, рационально, c деловым подходом, включенно работать с группой.



Проблемная ориентированность мышления

Способность отслеживать и фиксировать несогласованность в различных ситуациях, формулировать продуктивные противоречия (противоречия, стимулирующие развитие).



Динамичность мышления

Способность работать с разноплановыми интеллектуальными и практическими задачами с высокой скоростью и точностью, а также быстро переключаться с решения одной проблемы на другую.



Креативность

Готовность и способность творчески подходить к решению задач в ходе групповой работы, а также вырабатывать множество альтернативных решений для проблемных ситуаций.



Оптимизм и смелость

Способность видеть возможности развития в противоречиях и проблемных ситуациях, а также желание вносить упорядоченность и гармонию в деятельность других людей.

P. S. Про техники, подходы, методики и инструменты, расширяющие возможности модератора, можно узнать из книги «Ведущий к цели», написанной директором по развитию BITOBE Наталией Боровиковой.