Бизнес-презентация: подготовка без риска переделок | блог Новая Эпоха
Коммуникации

Бриф для бизнес-презентаций

Пять ключевых вопросов, которые помогут сэкономить время на подготовку материала

8 мин
610

Бриф для бизнес-презентаций обложка

«Это не то, что я хотел!» У вас тоже случались ситуации, когда после энергозатратной подготовки выяснялось, что получившаяся презентация «не зашла»? Понимаем. К сожалению, так происходит довольно часто, но ситуацию можно исправить.

Основная причина «неправильных презентаций» кроется в ошибке первого шага. Прежде чем начать наполнять слайды контентом, важно перепроверить, чего конкретно ждет «заказчик», даже если «заказчик» – это вы.
 
 Важно получить ответы на следующие вопросы:

1
Почему это актуально? Бизнес-контекст.
2
В чем главная ценность? Цель материала.
3
Кто и как будет его изучать? Целевая аудитория.
4
Какую пользу принесет материал? Информация: знания, ощущения.
5
Что должна сделать аудитория после его изучения? Реакция


Ответы на эти вопросы помогут в три раза сократить время на создание презентации.  

Разрабатывая коммуникационные материалы для крупных корпораций, эксперты BITOBE всегда начинают работу с заполнения брифа. Мы подготовили шаблон брифа для вас (в конце статьи). Его можно брать с собой на встречи, чтобы фиксировать ответы.

А пока разберем пользу каждого из вопросов более детально:


1
Бизнес-контекст.
Почему материал актуален именно сейчас и какие бизнес-задачи он решает?

Ситуация: вы руководитель HR-подразделения и получаете запрос на «подготовку презентации с планами на следующий год». Такая формулировка не дает понимания, какую проблему решает материал и что кроется за желанием увидеть планы на следующий год? Возможно, ваш руководитель «не видит системности в работе подразделения» или хочет понять, «насколько ваши приоритеты совпадают с бизнес-стратегией», а может быть, ему важно «защититься перед инвесторами».

Пример ответа:

«В компании действует более 600 обучающих программ, но у руководства нет ощущения целостности системы и понимания того, какие бизнес-задачи это обучение закрывает».


2
Цель.
В чем главная ценность материала?

Понимание цели материала поможет определить, какой контент способствует ее достижению, а какой следует удалить. Помните, что цель лучше фиксировать по SMART: она должна быть specific (конкретной), measurable (измеримой), attainable (достижимой), relevant (актуальной) и time-bound (ограниченной во времени).

Пример ответа:

«К 20 декабря 2022 года нужно подготовить презентационный материал до 20 слайдов в формате ppt, который покажет, что выстроенная в компании система обучения решает две глобальные бизнес-цели: закрытие дефицитов сегодняшнего дня и обучение на опережение. Первую цель мы закрываем полностью, а по второй фокусируемся на профильных компетенциях основного бизнеса, не затрагивая сервисные функции».


3
Целевая аудитория.
Кому и как будет представлен материал?

Знание особенностей восприятия аудитории поможет понять, насколько детальной должна быть презентация, нужны ли эмоции или достаточно обойтись сухими фактами.

Ситуация: вы узнаете, что аудитория отчета – топ-менеджмент компании. С подготовленным материалом выступит директор направления и у него на это будет всего 30 минут.

Что это значит для вас:


важно дать информацию верхнеуровнево, потому что уход в детали будет губителен. Аудитория отчета любит системные решения, ей важно увидеть, как данные, которые вы представляете, влияют на картину в целом и какие перспективы в себе несут;

вы ограничены во времени: в отчете должно быть не более 20 слайдов, остальное следует убрать в «Приложение»

можно облегчить сами слайды, убрав часть контента в подстрочник, так как отчет нужен для публичного выступления. Пусть аудитория видит главное, остальное выступающий дополнит своими словами.

Пример ответа:

«Презентация проводится для топ-менеджмента, на выступление дается полчаса, есть проектор для демонстрации слайдов».


4
Информация:
Какие новые знания и ощущения должна получить аудитория от материала?

Это поможет понять, на чем стоит делать основной акцент.

Ситуация первая: вы долго утверждали запуск ИТ-решения и теперь отчитываетесь о результатах проекта. Вам важно, чтобы аудитория узнала, что благодаря внедрению решения удалось ускорить работу с бизнес-процессами в пять раз.

Что это значит для вас: необходимо вынести эту информацию в начало презентации, а детали реализации раскрыть после.

Ситуация вторая: важно вызвать восторг инвестора от качества и количества социальных мероприятий, которые реализовала компания в течение года.

Что это значит для вас: оживите статистику о количестве мероприятий качественными эмоциональными фотографиями.

Пример ответа:

Знания: контекст проекта (цели и задачи, ссылка на протокол решения о запуске), масштаб проекта (количество процессов и задействованных в них подразделений), дорожная карта, достигнутые результаты (что сделано + эффекты), дальнейшие шаги. 

Ощущения: все идет по плану и уже есть первые значимые результаты!


5
Реакция.
Какие действия должна совершить аудитория после знакомства с материалом?

Ситуация: руководитель направления отчитывается перед генеральным директором об успешном пилотировании проекта. Для тиражирования пилота на другие направления нужен дополнительный бюджет и одобрение от лидера организации, что данное решение необходимо внедрить в других подразделениях (у которых есть свои привычные им инструменты и они не хотят от них отказываться).

Что это значит для вас – заказчик материала ожидает, что генеральный директор:


утвердит бюджет на следующий год – формальное действие (можем прописать);

даст «зеленый свет» на тиражирование – неформальное действие (не можем прописать).

Все формальные действия, которые вы ожидаете от аудитории, важно зафиксировать в конце презентации в разделе «Проект решения». Неформальные – более тонко встраивать на слайды через визуальные акценты и формулировки.

Например, мы хотим содействия тиражированию проекта со стороны гендиректора, но у нас нет возможности прямо об этом попросить: мы можем описать существующие ограничения локальных решений для каждого направления и потенциальные эффекты, которые принесет внедрение предложенного решения во всех подразделениях компании.

Пример ответа:

«Формальные действия: утвердить бюджет проекта X на 2023 год.
Неформальные действия: посодействовать внедрению предложенного решения в других подразделениях».

Эксперты BITOBE собрали все вопросы, которые помогут избежать переделок презентаций, в удобный бриф. Скачайте и используйте его на старте, а также сверяйтесь с ним в процессе подготовки материала.

HERE BE DRAGONS


Дополнительные материалы

Присоединитесь к числу подписчиков блога и скачивайте материалы без ограничения: