Пять ключевых вопросов, которые помогут сэкономить время на подготовку материала
«Это не то, что я хотел!» У вас тоже случались ситуации, когда после энергозатратной подготовки выяснялось, что получившаяся презентация «не зашла»? Понимаем. К сожалению, так происходит довольно часто, но ситуацию можно исправить.
Основная причина «неправильных презентаций» кроется в ошибке первого шага. Прежде чем начать наполнять слайды контентом, важно перепроверить, чего конкретно ждет «заказчик», даже если «заказчик» – это вы.
Важно получить ответы на следующие вопросы:
Ответы на эти вопросы помогут в три раза сократить время на создание презентации.
Разрабатывая коммуникационные материалы для крупных корпораций, эксперты BITOBE всегда начинают работу с заполнения брифа. Мы подготовили шаблон брифа для вас (в конце статьи). Его можно брать с собой на встречи, чтобы фиксировать ответы.
А пока разберем пользу каждого из вопросов более детально:
Почему материал актуален именно сейчас и какие бизнес-задачи он решает?
Ситуация: вы руководитель HR-подразделения и получаете запрос на «подготовку презентации с планами на следующий год». Такая формулировка не дает понимания, какую проблему решает материал и что кроется за желанием увидеть планы на следующий год? Возможно, ваш руководитель «не видит системности в работе подразделения» или хочет понять, «насколько ваши приоритеты совпадают с бизнес-стратегией», а может быть, ему важно «защититься перед инвесторами».
Пример ответа:
«В компании действует более 600 обучающих программ, но у руководства нет ощущения целостности системы и понимания того, какие бизнес-задачи это обучение закрывает».
В чем главная ценность материала?
Понимание цели материала поможет определить, какой контент способствует ее достижению, а какой следует удалить. Помните, что цель лучше фиксировать по SMART: она должна быть specific (конкретной), measurable (измеримой), attainable (достижимой), relevant (актуальной) и time-bound (ограниченной во времени).
Пример ответа:
«К 20 декабря 2022 года нужно подготовить презентационный материал до 20 слайдов в формате ppt, который покажет, что выстроенная в компании система обучения решает две глобальные бизнес-цели: закрытие дефицитов сегодняшнего дня и обучение на опережение. Первую цель мы закрываем полностью, а по второй фокусируемся на профильных компетенциях основного бизнеса, не затрагивая сервисные функции».
Кому и как будет представлен материал?
Знание особенностей восприятия аудитории поможет понять, насколько детальной должна быть презентация, нужны ли эмоции или достаточно обойтись сухими фактами.
Ситуация: вы узнаете, что аудитория отчета – топ-менеджмент компании. С подготовленным материалом выступит директор направления и у него на это будет всего 30 минут.
Что это значит для вас:
Пример ответа:
«Презентация проводится для топ-менеджмента, на выступление дается полчаса, есть проектор для демонстрации слайдов».
Какие новые знания и ощущения должна получить аудитория от материала?
Это поможет понять, на чем стоит делать основной акцент.
Ситуация первая: вы долго утверждали запуск ИТ-решения и теперь отчитываетесь о результатах проекта. Вам важно, чтобы аудитория узнала, что благодаря внедрению решения удалось ускорить работу с бизнес-процессами в пять раз.
Что это значит для вас: необходимо вынести эту информацию в начало презентации, а детали реализации раскрыть после.
Ситуация вторая: важно вызвать восторг инвестора от качества и количества социальных мероприятий, которые реализовала компания в течение года.
Что это значит для вас: оживите статистику о количестве мероприятий качественными эмоциональными фотографиями.
Пример ответа:
Знания: контекст проекта (цели и задачи, ссылка на протокол решения о запуске), масштаб проекта (количество процессов и задействованных в них подразделений), дорожная карта, достигнутые результаты (что сделано + эффекты), дальнейшие шаги.
Ощущения: все идет по плану и уже есть первые значимые результаты!
Какие действия должна совершить аудитория после знакомства с материалом?
Ситуация: руководитель направления отчитывается перед генеральным директором об успешном пилотировании проекта. Для тиражирования пилота на другие направления нужен дополнительный бюджет и одобрение от лидера организации, что данное решение необходимо внедрить в других подразделениях (у которых есть свои привычные им инструменты и они не хотят от них отказываться).
Что это значит для вас – заказчик материала ожидает, что генеральный директор:
Все формальные действия, которые вы ожидаете от аудитории, важно зафиксировать в конце презентации в разделе «Проект решения». Неформальные – более тонко встраивать на слайды через визуальные акценты и формулировки.
Например, мы хотим содействия тиражированию проекта со стороны гендиректора, но у нас нет возможности прямо об этом попросить: мы можем описать существующие ограничения локальных решений для каждого направления и потенциальные эффекты, которые принесет внедрение предложенного решения во всех подразделениях компании.
Пример ответа:
«Формальные действия: утвердить бюджет проекта X на 2023 год.
Неформальные действия: посодействовать внедрению предложенного решения в других подразделениях».
Эксперты BITOBE собрали все вопросы, которые помогут избежать переделок презентаций, в удобный бриф. Скачайте и используйте его на старте, а также сверяйтесь с ним в процессе подготовки материала.
