Как перевести свои совещания в онлайн-формат
Развитие технологий упростило проведение групповых встреч и совещаний, но «просто» еще не означает легко. Во время встреч лицом к лицу на участников влияют сильные социальные факторы, их реакции быстрее и лучше распознаются по невербальным сигналам, поэтому вы можете позволить себе больше импровизации, чем в онлайне.
Сложность заключается также и в том, что и вы, и другие участники онлайн-совещания находитесь сразу в двух измерениях – реальном и виртуальном, и мозг испытывает двойную нагрузку, стараясь реагировать на стимулы «и тут, и там». Поэтому риск расфокусировки внимания в онлайне серьезно возрастает, особенно если совещание затягивается.
Онлайн-совещание – это вид управленческой деятельности, при котором определенное количество участников с помощью сети Интернет проводит обсуждение для принятия решений по заранее поставленным вопросам.
В этой статье вы узнаете:
Как должно измениться совещание в онлайне
Как управлять временем и содержанием такой встречи
Как должно измениться совещание в онлайне
Когда вы решили перевести свои совещания в онлайн-формат, нужно вспомнить об особенностях «виртуальной нагрузки на мозг». Сделайте ревизию всего, что может отвлечь группу от целей собрания, и предупредите участников, чтобы проведению виртуальных встреч могут помешать:
дорожный шум и ресторанная музыка,
дети и домашние животные,
«шумные» и «переливающиеся» украшения,
звонящие телефоны,
одежда ярких неоновых цветов, с мелким «рябым» узором.
Вы можете столкнуться с тем, что участники не хотят включать камеру, потому что не готовы приглашать к себе в гости. Кроме того, неоднородный задний фон часто отвлекает: у кого-то простые старые обои с безумным креативом от детей и кота, а у кого-то дорогая дизайнерская мебель. Предложите участникам использовать брендированные заставки.
Если вы участвуете во встречах с разными командами, то важно сделать так, чтобы все видели название компании каждого участника и его ФИО.
Управляйте своим микрофоном. Если вы высказались и передали слово другому, отключите его, чтобы исключить посторонние шумы.
Структура совещания в онлайне для вас изменится следующим образом.
Если вы участвуете во встречах с разными командами, то важно сделать так, чтобы все видели название компании каждого участника и его ФИО.
Управляйте своим микрофоном. Если вы высказались и передали слово другому, отключите его, чтобы исключить посторонние шумы.
Структура совещания в онлайне для вас изменится следующим образом.
Внимание к каждому человеку способствует сплоченности. Поэтому полезно чередовать совещания с общей повесткой, которую вы формируете сами, с повесткой, которую предлагают участники. Перед сеансом попросите их написать о проблемах, которые они решают. Включите их вопросы в повестку и после каждой озвученной проблемы дайте группе возможность высказаться в формате «Я мог бы предложить». Затем переходите к следующему вопросу.
Как управлять временем и содержанием онлайн-совещания
1
Сделайте сонастройку. Дайте участникам 5 минут на решение технических проблем и разогрев, чтобы выяснить, какой эмоциональный фон преобладает в группе. Проследите, все ли подключились ко встрече: включены ли камеры, все ли слышат вас одинаково хорошо. Не берите паузу. Лучше инициировать small talk – короткий разговор «с низкой ценностью». Опоздавшие не пропустят ничего важного, а пришедшие вовремя будут вовлечены в общение.
2
Озвучьте регламент и нормы коммуникации. Участники должны понимать, когда они могут рассчитывать на перерыв и каким образом заявить свое право на выступление, вопрос или комментарий. На каждую тему лучше отводить не более 30 минут. Если вопрос требует более детального обсуждения, чем позволяет регламент, лучше перенести его рассмотрение.
3
Начните совещание с общих ключевых вопросов, вовлекая участников в детализацию. У участников должно сложиться понимание того, на чем именно им надо сконцентрироваться. У каждого из них может в любой момент времени возникнуть соблазн уйти от повестки. Поэтому запаситесь парой заранее подготовленных вопросов, возвращающих группу к целям обсуждения.
4
Делайте паузы для общей концентрации. В условиях сжатого тайминга можно столкнуться с искушением выдать больше информации, чем другой в состоянии воспринять. Но объем внимания человека ограничен: даже в состоянии высокой концентрации вы способны воспринять не более 7 объектов одновременно и 20 минут активно вслушиваться в речь говорящего. Если при этом перед вами стоят требующие интеллектуального напряжения и конфликтующие между собой задачи, то управлять вниманием можно из расчета 5–7 минут сухого информирования и только 3–4 объекта для показа. Затем – обязательное переключение внимания: вопросы, комментарии, примеры. Но увеличить время активного восприятия информации можно за счет смысловой переупаковки данных, например, используя формат сторителлинга, которому мы обязательно уделим внимание в следующих статьях.
Имейте ввиду:
оперативные совещания не должны превышать 20–30 минут, а проблемные — 1,5–2 часов
обсуждение одного сложного вопроса не должно занимать более 30–40 минут
через 60–70 минут появляется физическая усталость
если совещание продолжается без перерыва более 2 часов, появляются участники, которые согласны на любое решение
5
Используйте виртуальную доску и/или онлайн-документ для групповой работы. Виртуальная доска позволяет вам сэкономить время на выяснение того, что участники готовы предложить в качестве решения общей задачи. Если речь идет об обсуждении конкретного документа, то лучше предоставить общий доступ к нему и заранее собрать комментарии и вопросы друг к другу. Тогда на обсуждение можно вынести только явные противоречия и сосредоточиться на их разрешении.
6
Выделите время для вопросов. Даже если не было вопросов после выступлений и совместной групповой работы, они могут возникнуть в конце встречи. Их стоит зафиксировать. Если это открытый вопрос, требующий погружения в тему, определите время и порядок его рассмотрения. Если это простой вопрос, то вы или любой другой участник может сразу дать на него ответ «Да/Нет».
7
Резюмируйте. В конце совещания обозначьте достигнутые договоренности и сообщите, когда и в какой форме участники смогут получить итог своей групповой работы.
Если вы частично или полностью перешли на проведение совещаний в онлайне, то наверняка почувствовали необходимость более жесткого управления своими ресурсами. Вам придется прирастать навыками, чтобы эффективно управлять временем, содержанием и контекстом этих встреч в условиях постоянного технологического обновления, появления новых цифровых инструментов и платформ. Формула анализа эффективности совещания позволит вам рассчитать, насколько продуктивны ваши встречи в любом формате.
Формула анализа эффективности совещания
Используйте ее, чтобы понять, становятся ли ваши совещания в онлайне эффективнее.
1Rogelberg, S. G., Allen, J. A., Shanock, L., Scott, C., & Shuffler, M. (2010). Employee satisfaction with meetings: A contemporary facet of job satisfaction. Human Resource Management. №49(2). Pp. 149–172.
