Визуализация давно и заслуженно считается одним из ключевых способов повышения эффективности групповой работы. Мы всегда уделяем особое внимание визуальному контексту – качеству оформления и содержания презентаций, шаблонам для групповых активностей, различным творческим форматам фиксации процессов и результатов совместной деятельности, корпоративному стилю и особенностям аудитории.
Новая эпоха управления предъявила совершенно новые требования к визуализации информации. Для нас это стало поводом расширить накопленный опыт, дополнив его онлайн-инструментами.
Сегодня руководителям проектов, внутренним тренерам и модераторам необходимо как-то компенсировать тот объем информации, который ранее передавался активными жестами, позой, взглядом. Одно дело когда мы все стоим рядом и вместе заполняем лист флипчата цветными маркерами, подсказывая друг другу идеи, другое – когда каждый из нас отделен от других участников сессии экраном.
При переходе к онлайн-форматам совместной работы главной задачей для нас стала организация онлайн-пространства таким образом, чтобы максимально сохранить то, что было принципиально важным в офлайне: пространство групповой работы должно быть функциональным, удобным и приятным глазу для всех участников.
Онлайн, как увеличительное стекло, подчеркивает все огрехи и опечатки, а недоработки становятся ярче, чем в офлайне. То есть качество результата группы напрямую коррелирует с качеством визуализации не только итогов, но и самого процесса совместной работы.
Почему из всех представленных в Сети решений мы выбрали Miro и Mural
По сути, виртуальная доска Miro или Mural – это большой лист флипчарта, на котором так же, как и в офлайне фиксируется история групповой работы. Те возможности, которые мы обычно используем в работе с группами на виртуальных досках, позволяют нам упорядочить совместную деятельность и сохранить качество результата, сопоставимое с очными сессиями. Большой плюс виртуальных рабочих пространств в том, что при наличии определенного опыта можно эффективно интегрировать очный и сетевой форматы совместной работы.
Многие из опций, которые мы используем, – платные, (например, видеочат в Miro, который вряд ли составит конкуренцию Zoom), но начать можно и с простых. Кстати, и в Miro, и в Mural с недавних пор можно работать без регистрации.
Основные принципы комфортной работы
1
Для каждой групповой активности мы готовим отдельное рабочее поле. Поля для работы разных групп выделяются цветом. Это особенно необходимо, если важно видеть, какие идеи предлагает на сессии каждая группа.
2
У каждого поля для работы мы размещаем блок с правилами и целью такта, чтобы группа в любой момент могла с ними свериться. Если вы считаете, что, увидев этот блок только один раз, участники хорошо его запомнят, то вы глубоко ошибаетесь.
3
Платформа Miro дает возможность добавлять видео. Но обратите внимание, что при просмотре каждый участник включает его для себя самостоятельно, а скорость воспроизведения зависит от скорости соединения с интернетом у каждого.
Для группы из нескольких человек можно использовать MS Teams с интеграцией Miro, но для этого каждому участнику придется авторизоваться на виртуальной доске через «Настройки».
В Mural есть функция Summon («Вызов участников»), позволяющая модератору сфокусировать внимание всех участников на одной части доски. В Miro такая функция называется Bring everyone to me. В каждой из платформ это делается через аватар модератора.
4
Возможности совместной работы существенно расширяются, если делать ссылки на разные поля доски, делиться досками и переходить по ссылкам между разными досками. В этом случае мы уделяем особое внимание продуманной навигации, которая сделает работу комфортной и снизит риск для участников «потеряться» на доске.
5
После завершения работы на доске мы, как правило, прекращаем доступ участников к пространству. Это исключает ситуации, когда какой-то стикер или другой элемент пропадает с доски после сессии. Но важно заранее предупредить об этом группу.
Пространство, где участники пока не работают, можно закрывать серыми блоками. Таким образом группа не отвлекается на то, чтобы «подсмотреть, а что же будет дальше», и сосредотачивается на работе в моменте.
Пространство, где участники пока не работают, можно закрывать серыми блоками. Таким образом группа не отвлекается на то, чтобы «подсмотреть, а что же будет дальше», и сосредотачивается на работе в моменте.
Эстетика – это важно
1
В Miro и Mural можно создавать свои шаблоны для совместной работы. Мы всегда стараемся дополнить те шаблоны, которые уже есть на платформах, своим креативом. В Miro можно подбирать шаблоны не только под задачу, но и под условное функциональное подразделение (agile-команда, HR, маркетинг и т. п.). Такая опция характерна далеко не для всех виртуальных досок.
2
В Miro есть опция Google Images, которая приводит новичков в восторг, так как позволяет участникам самостоятельно создавать тематические коллажи. Google Images дает возможность искать и подбирать изображения по цвету.
3
Мы добавляем слайды презентации с теоретической информацией для сессии прямо на рабочее поле. Часто клиенты просят нас оформить доски в фирменном стиле и в фирменных цветах. Тогда мы сами создаем дизайн на основе их брендбука и всё пространство выдерживаем в едином стиле.
4
Среди интересных опций Miro – возможность добавлять иконки и картинки прямо из приложений. Мы рекомендуем пользоваться этой возможностью при отсутствии в брендбуке компании своих заготовок. Если пространство будет стилистически неоднородным, то у участников начнут «разбегаться глаза» и они могут потерять фокус на работе. Однако в Mural такого изобилия приложений нет.
5
Если в программу сессии или в задание для группы заложена метафора – мы оформляем поле для работы в соответствии с ней. Например, если в качестве темы мы взяли «Айсберг дистанционной работы», то льдины и снежные вершины в нашем рабочем поле будут напоминать участникам о ключевой цели – продвинуться в развитии навыков дистанционного взаимодействия.
6
Miro и Mural могут распознавать вставленную ссылку и превращать ее в карточку или виджет. Mural добавляет видео с YouTube как карточку, на которую потом можно кликнуть для запуска ролика. Miro тоже создает карточки из ссылок, но может идентифицировать некоторые ссылки как мультимедийные и вставлять их напрямую (Google Maps, YouTube, Soundcloud, Google Calendar и т. д.).
Чего делать не стоит
Мы заметили, что руководители и внутренние тренеры, только осваивающие онлайн-инструменты организации групповой работы, часто совершают одни и те же ошибки:
стикеры «расклеиваются» в разных местах виртуальной доски вне всякой логики,
на доску загружаются видео и разномастные слайды в хаотичном порядке,
группа приглашается в пространство только для того, чтобы продемонстрировать экран со слайдом,
предельно увеличивается масштаб рамки, чтобы участники прочитали размещенную в нем информацию (неясно, зачем это делать именно на виртуальной доске, но мы видели и такое),
пространство для работы группы уменьшается так, что участникам приходится ютиться на небольшом кусочке поля и искать место, где бы разместить стикер со своей идеей,
довольно популярный квест – дать участникам возможность «побродить по доске» и самим отыскать поле, на котором сейчас нужно работать.
Какой-то результат от такого «блуждания курсоров», наверное, получить можно. Вопрос скорее в том, проявляем ли мы уважение к себе и клиенту в каждом сделанном нами шаге на виртуальной доске.
При организации групповой работы принято опираться на Закон Миллера, который гласит, что кратковременная память человека может удерживать не более 7 + 2 элементов. Вот только Джордж Миллер анализировал работу с простыми объектами.
Мы принимаем во внимание более позднее исследование Джорджа Альвареса и Патрика Каванаха, которое показало, что объем кратковременной зрительной памяти ограничен 4-5 простыми элементами (например, цветные квадраты) и снижается до 1,5-2 для более сложных (например, многоугольники или иероглифы).
Мы принимаем во внимание более позднее исследование Джорджа Альвареса и Патрика Каванаха, которое показало, что объем кратковременной зрительной памяти ограничен 4-5 простыми элементами (например, цветные квадраты) и снижается до 1,5-2 для более сложных (например, многоугольники или иероглифы).
Мы знаем, что уверенное владение функционалом новых онлайн-инструментов совместной работы требует времени, но это время многократно окупается качеством как процесса, так и результата. Это актуально как для работы в виртуальном пространстве, так и для интеграции online to offline. Разумеется, при использовании онлайн-инструментов можно идти простым путем и довольствоваться клоном знакомого всем «аналогового» флипчарта – белым листом и стикерами. Но делая выбор между просто функциональным пространством и функционально-эстетическим, мы скорее всего выберем второе. Потому что на собственном опыте много раз убедились, что эстетика работает на повышение эффективности.
