Статья о наставнической программе «Проектные мастерские» является третьей из цикла публикаций на тему внедрения проектного управления. В предыдущем материале детально разобрали обучающую программу «Стратегия прорыва». В чем между ними разница?
Программа «Проектные мастерские» подойдет компаниям, у которых нет шести месяцев на обучение сотрудников и подготовку стратегических проектов к защите. На нее уходит три месяца! Если «Стратегия прорыва» рождает «агентов изменений», «гвардейцев» на нашем профессиональном сленге, то из мастерских выходят «самураи». Главное их отличие – в глубине подготовке к реализации стратегического проекта. У «самураев» она меньше.
Трудовик и его рубанок
Формат «мастерской» был заимствован из уроков труда в советских школах, где трудовик рассказывал ученикам о предназначении различных инструментов (рубанка, стамески, напильника). Он же сам показывал, как правильно орудовать рубанком, предупреждая о возможных ошибках. Затем ученики сами пробовали строгать. Бывшим школьникам времен СССР легко об этом вспомнить. Чтобы смастерить настоящую табуретку ученикам требовалось 5–7 уроков в мастерской. О полученных навыках свидетельствовала оценка в дневнике и журнале.
Программа «Проектные мастерские» почти полностью воспроизводят описанные выше уроки. Будущим руководителям стратегических проектов придется «стругать» свои проекты. Как выглядит «сборочный чертеж» программы, можно увидеть на рисунке.
Наставническая программа «Проектные мастерские»
Восемь визитов в «мастерские»
Первый этап наставнической программы похож на начало «Стратегии прорыва». Здесь также требуется «Установочная сессия» с теми же элементами и той же целью – откалибровать ожидания и опасения потенциальных участников программы, описать возможные риски. Напомним, что нужно подготовить для нее.
Атрибуты «Установочной сессии»:
перечень стратегических инициатив;
перечень руководителей среднего звена, которые номинируются на роль руководителя стратегического проекта или участника программы подготовки проектов к защите;
перечень кураторов стратегических проектов из состава топ-менеджеров;
перечень критериев оценки проектов (показатели рейтингования);
план-график реализации программы подготовки стратегических проектов к защите.
Программой предусмотрено посещение восьми мастерских. «Визиты» проводятся один раз в декаду и занимают полный день. Три месяца группе хватает, чтобы освоить необходимые инструменты проектного управления и попробовать применить их к своим проектам. В каждой мастерской знакомят с двумя-тремя такими инструментами.
Домашние задания помогают закреплять полученные навыки. От участников требуют между мастерскими подготовить часть презентации для защиты своих проектов. Каждое выполненное домашнее задание разбирается с другими участниками рабочей группы и с куратором проекта. На это уходит не менее двух часов, поэтому в состав групп следует включать не более семи человек.
Польза домашних заданий
На первый разбор домашних заданий (ДЗ) некоторые «самураи», как показывает практика, приносят сырые материалы. Им невольно приходится сравнивать качество своего ДЗ с работой более ответственных товарищей и они быстро начинают понимать, что «вечер перестал быть томным». Следующую работу участники программы выполняют уже с большим усердием. Так что выполнение домашних заданий дисциплинирует. Еще одно полезное свойство ДЗ – рождение нетривиальных предложений по улучшению проекта во время обсуждения представленных работ.
Третий аргумент в пользу домашних заданий – психологическая подготовка к защите проектов. Во время разбора ДЗ «самураям» придется отвечать на не всегда удобные для них вопросы коллег. Презентационные навыки, к сожалению, являются не самой сильной стороной российских руководителей среднего звена.
После двух часов разбора ДЗ начинается самое интересное. К уже освоенным инструментам добавляется два-три новых. Знакомство с ними происходит в режиме наставничества, в связи с чем от «хозяина мастерской» требуется широкий кругозор и поверхностные знания предметной области проектов в плюс к имеющемуся опыту в проектной деятельности. Спасает инженерно-техническое образование, полученное в вузах во времена СССР.
Готовность к защите №1
С проектным инструментарием участникам программы приходится работать трижды:
1
Первый раз – в мастерской.
2
Второй раз – во время выполнения ДЗ.
3
Третий раз – при разборе домашнего задания.
Процесс защиты проектов у выпускников «Проектных мастерских» схож со «Стратегией прорыва». Тот же механизм, те же правила, та же технология подготовки и проведения мероприятия. А результаты получаются следующие.
Результаты программы «Проектные мастерские»:
перечень утвержденных к реализации проектов или портфель проектов на обозначенный стратегический период;
подготовленная проектная документация (планы и обоснования) по каждому проекту;
подготовленный штат «самураев», готовых реализовывать свои проекты;
штат кураторов, ответственных за результат для организации.
За три месяца, которые длится программа, удается отработать только проектные инструменты. Дальнейшим повышением компетенций руководители занимаются самостоятельно или делают это централизованно внутри организации. Поэтому на входе к участникам программы «Проектная мастерская» должны предъявляться более высокие требования, чем в программе «Стратегия прорыва». Возможно это далеко не всегда.
Вот почему здесь уместно употреблять слово «самураи». Этим людям за короткий срок необходимо получить навыки работы с проектным инструментарием, сформировать команду и подготовить проекты к защите. Рабочая нагрузка при этом с них не снимается.
Миссия самурая – сражаться несколькими противниками при любых условиях в одиночку. Хватит ли в компании таких воинов, готовых реализовывать стратегические проекты? Не все ответят утвердительно.
Хочется спросить, смогут ли руководители при такой короткой программе подготовки успешно реализовать свои проекты после защиты? Об этом поговорим в следующей публикации, посвященной созданию «Проектного офиса».
Приглашаем читателей обсудить программы «Стратегия прорыва» и «Проектные мастерские». Постараемся найти ответы на возникающие вопросы.
